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2013-06-28
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拍賣(mài)資料檔案管理規(guī)范
一、拍賣(mài)資料的內(nèi)容
1.委托拍賣(mài)合同，或者是委托拍賣(mài)函、人民法院的協(xié)助執(zhí)行通知書(shū)。包括委托人的有關(guān)資料、 登記表、證照復(fù)印件等，標(biāo)的的保管、保險(xiǎn)、移交等事項(xiàng)的有關(guān)資料。
2.拍賣(mài)公告。包括刊登公告的剪報(bào)或復(fù)印件，或是電視錄像、電臺(tái)廣播錄音。
3.標(biāo)的資料。包括標(biāo)的目錄，標(biāo)的有保留價(jià)的，應(yīng)有保留價(jià)確認(rèn)書(shū)，標(biāo)的要求評(píng)估或鑒定的， 應(yīng)具備評(píng)估或鑒定報(bào)告；標(biāo)的需要確認(rèn)所有權(quán)或處分權(quán)的，應(yīng)具備委托人對(duì)標(biāo)的享有所有權(quán)或處分權(quán)的證明；標(biāo)的拍賣(mài)需要批準(zhǔn)的，應(yīng)具備有關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn)文件。
4.查看拍賣(mài)標(biāo)的的有關(guān)資料。包括查看人的登記資料等。
5.競(jìng)買(mǎi)登記記錄。包括競(jìng)買(mǎi)人姓名、競(jìng)買(mǎi)牌號(hào)、聯(lián)系電話、身份證明復(fù)印件、競(jìng)買(mǎi)保證金收據(jù)復(fù)印件等。如果是委托代理競(jìng)買(mǎi)的，還應(yīng)具備委托授權(quán)書(shū)，以及委托人和代理人姓名、聯(lián)系電話、身份證明復(fù)印件等。
6.拍賣(mài)規(guī)則。根據(jù)標(biāo)的不同，還應(yīng)包括拍賣(mài)有關(guān)注意事項(xiàng)，或是拍賣(mài)人與競(jìng)買(mǎi)人簽署的競(jìng)買(mǎi)協(xié)議書(shū)，或是競(jìng)買(mǎi)人簽署的競(jìng)買(mǎi)規(guī)則確認(rèn)書(shū)等。
7.拍賣(mài)筆錄。應(yīng)包括拍賣(mài)師和記錄人的簽名，拍賣(mài)成交的，還應(yīng)包括買(mǎi)受人的簽名。
8.成交確認(rèn)書(shū)。應(yīng)由買(mǎi)受人和拍賣(mài)人簽署。
9.移交標(biāo)的的資料。應(yīng)保存標(biāo)的交割的有關(guān)書(shū)面材料，包括提貨單、產(chǎn)權(quán)變更的合同標(biāo)準(zhǔn)文本、相關(guān)證照副本復(fù)印件。標(biāo)的款及傭金付款憑證復(fù)印件。
10.流拍、中止和終止拍賣(mài)的有關(guān)資料。
二．拍賣(mài)資料的管理
1 ．管理方式
(1) 以拍賣(mài)會(huì)為單元將拍賣(mài)的檔案內(nèi)容資料整理存檔。
(2) 以檔案的各項(xiàng)內(nèi)容為單元，按照年度或月度分類(lèi)存檔。
2.管理要求
(1) 資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，查閱方便。
(2) 每個(gè)企業(yè)(含分支機(jī)構(gòu))的檔案管理方式必須是兩種方式之一，不可混用。
(3) 每個(gè)拍賣(mài)檔案均應(yīng)建立檔案目錄和編號(hào)。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)時(shí)間性或主要標(biāo)的的屬性等。
3.存檔時(shí)時(shí)間
自委托拍賣(mài)合同終止之日起計(jì)算，不得少于五年。
4.檢索
企業(yè)應(yīng)建立檔案索引。有條件的應(yīng)建立主要計(jì)算機(jī)檔案索引和主要拍賣(mài)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)。主要拍賣(mài)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括：檔案編號(hào)、拍賣(mài)會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)、拍賣(mài)師姓名、標(biāo)的名稱(chēng)、委托人名稱(chēng)、評(píng)估價(jià)、保留價(jià)、成交價(jià)、買(mǎi)受人名稱(chēng)和競(jìng)買(mǎi)牌號(hào)、買(mǎi)方傭金額、賣(mài)方傭金額、交割日期等；暫時(shí)不具備條件的企業(yè)也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，爭(zhēng)取盡快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化。